WorkBuddy 发票整理教程 从电子发票文件夹到报销台账

如果你需要把 PDF 或图片形式的电子发票整理成一张可核对的报销台账，可以按这份流程操作：限定输入文件夹，确认候选清单，提取七个基础字段，再请求输出 Excel 和人工确认清单。

本文基于资料库提示词改写，并用四张标注“演示数据”的虚构PNG信息卡验证了清单、提取和输出流程。这不是有效发票实测或准确率测试。PDF、JPG及多票PDF处理是教程范围内的跟做建议，未在本轮验证。

可复制的台账字段与异常记录

以下 CSV 表头是跟做模板，使用前仍需确认本批金额口径。它补充了复核状态与原文定位，未把本轮虚构信息卡演示扩大为真实发票准确率测试。

抬头,税号,金额,开票日期,发票号码,销售方,文件路径,页码,复核状态,待核实事项

逐条确认“文件路径与页码能定位材料、号码和税号未丢位、金额口径一致、异常未混入确认汇总”。文件打不开、字段缺失与疑似重复分别登记；不能把未知金额填成零。

更多输入与输出约束见 办公提示词合集，新旧方案检查见 文档对比清单。

先约定输入和输出

输入使用一个单独的测试文件夹，里面只放少量自己有权处理的脱敏发票副本，格式为 PDF、JPG 或 PNG。不把整台电脑或整个聊天文件目录当作首次处理范围。

输出目标是新建 invoice-ledger.xlsx，包含发票台账，并附疑似重复、字段不明、无法读取文件的清单。原文件不删除、不移动、不改名、不覆盖；输出位置已有同名文件时先询问。

开始前记录输入路径、输出路径和准备处理的文件数。确认 WorkBuddy 能读取输入位置、能在输出位置新建文件。具体入口与权限提示随使用环境而定，本教程不假设固定按钮名称。

文件准备检查

先自行打开测试文件。PDF 要确认内容能显示，图片要包含完整票面，不能只截出金额。脱敏后看不到的字段，可以留空练习；不要要求工具补回已经遮挡的信息。

一个 PDF 如果含多张票，先注明这一情况，要求按票面分别处理，并保留页码线索。遇到扫描页、旋转图片或带访问限制的文件，先确认能否正常读取，不要默认所有 PDF 都能直接提取文字。

图 4 WorkBuddy 文件面板中的四张虚构信息卡。窗口外为合成背景，非实拍桌面。虚构PNG流程演示，不代表真实发票准确率。

步骤一 确认候选文件

先只让 WorkBuddy 列清单。下面的路径占位需要替换为自己的实际位置。

只检查[输入文件夹完整路径]中的 PDF、JPG、PNG 发票副本，不检查其他目录。
返回候选文件名、完整路径和数量。无法读取的文件单独列出原因。
不要删除、移动、改名、覆盖原文件，不提取票面字段，不生成文件，等待我确认。

对照文件夹检查文件名和数量，排除付款凭证、订单截图等无关材料。名称里没有“发票”不能作为排除理由，仍需看文件内容是否属于本次范围。

如果候选清单漏了文件，指出准确名称，要求补查那一份。如果读不到整个目录，检查完整路径、目录是否存在及访问是否允许，先解决读取问题，不要扩大范围来碰运气。

通过后明确回复“确认以下文件”，保留清单作为这一批的处理范围。后面新加进去的文件，单独确认后再处理，避免工作中途多出无法解释的记录。

步骤二 确定七个基础字段

源教程的七字段如下。右侧是本文建议的填写与核对方式，不是原文已验证的输出格式。

抬头：按票面购买方名称记录，避免与销售方混淆
税号：按票面完整记录，作为文本保留
金额：先确认取值口径，不把不同标签的数值混用
开票日期：保留原意，显示格式一致便于筛选
发票号码：作为文本保留，逐位核对，不取文件名代替
销售方：按票面名称记录，不自行缩写
文件路径：保留能定位对应文件的完整线索

建议另设“待核实事项”，写明哪个字段缺失、模糊或有冲突。若文件含多张票，再加页码说明。这些都是便于回查的补充列，可以按实际需要选用。

金额口径应在生成工作簿前确定。比如决定用票面价税合计，就明确说明；如果票面标签看不清，先列出可识别标签和值，等待人工确认，不能把猜测的数值混进汇总。

按已确认的清单提取抬头、税号、金额、开票日期、发票号码、销售方、文件路径，先展示表格。
增加“待核实事项”；必要时注明页码。字段不明留空并说明，不猜测、不跨票补齐。
金额先保留可识别的票面标签和值，取值口径不明确时询问我。
一票多文件先标记疑似关联，不自动合并；不改动原文件。

检查预览表，先看列是否对齐，再看票面内容是否落在正确字段里。如果某一行整体错位，先修正提取规则，不要只改一个单元格就继续批量输出。

步骤三 处理同票多文件

一张发票可能同时有 PDF、截图和再次下载的副本。文件数因此可能多于票数。建议先保留各文件记录，并列为疑似重复，人工对照号码、日期、金额及票面内容。

确认是同一张票后，可以在台账中保留一行，将全部对应路径写进去；没有确认的不要直接合并，也不要纳入已确认金额汇总。这里的一行一票，建立在人工已确认关联的前提上。

相同金额不代表同一张票，文件名末尾多一个数字也不代表一定重复。保留路径和异常说明，是为了让判断有可回看的依据，而不是让工具自行删掉所谓多余文件。

步骤四 请求新增工作簿

内容和关联关系确认后，再发输出指令。下面按本轮的产物形式，将台账与独立核对说明分开保存。人工确认后合并记录的建议未在本轮测试。

在[输出文件夹完整路径]新增 invoice-ledger.xlsx 和 invoice-review.md，任何一个已有同名文件都先停止询问，不覆盖。
台账保留七个基础字段，补充复核状态与重复或缺失标记。号码、税号保存为文本；金额仅对已确认口径的记录使用数值格式。
独立说明 invoice-review.md 列出疑似重复、无法读取、字段不明三类问题，写明文件路径、问题和待确认内容。
保留尚未确认的记录，不自动删除或合并任何原文件。不猜测缺失数据，不判断发票真伪或报销资格。
完成后说明实际生成位置和未完成项；如果不能生成工作簿，说明限制并展示已有表格，不声称文件已生成。

金额字段有空白时，不要用零替代。“没有识别出来”和“金额为零”是两种不同情况。号码若出现科学计数法或位数变化，应回到原票核对并改为文本，不能只看单元格显示的大概样子。

日期建议统一显示形式，方便按开票日期筛选；改变显示格式不能替代核对原始日期。多次整理时分别使用新的输出名称，不把上次已核对的台账悄悄覆盖。

图 5 WorkBuddy 内置台账预览；原列宽使长文本截断，完整值见演示台账。窗口外为合成背景，非实拍桌面。虚构PNG流程演示，不代表真实发票准确率。

本轮实际输出了四行九列的台账，以及独立的核对说明文件，并非第二个Excel工作表。重复样例和缺税号、日期的样例均被标出，四行全部保留。重新打开校验后，已提供字段与样例相符，输入文件内容没有改变。

常见问题怎么排查

目录里有文件 清单却是空的

先确认输入的是文件夹完整路径，而不是某个文件名或输出目录。再检查该位置是否可以读取、文件是否确实在这一层。若文件藏在子文件夹，先明确是否纳入，不默认递归扫描所有目录。

有的文件能打开 却提取不出字段

把问题缩小到具体文件、具体页。检查是否只有图片层、文字模糊、画面不完整或存在读取限制。重新取得清晰副本后，只重试有问题的部分；仍读不清就保留待核实，不要求补出答案。

台账行数与文件数不一致

先查一票多文件，再查一份文件多张票，最后查无法读取项。给每个差异找到具体文件或页码，不靠增删空行把数字凑齐。没有解释清楚的差异应留在人工确认清单。

只返回表格 没找到文件

先查看明确的输出位置和实际生成结果。当前环境如果不支持写出工作簿，可先保留表格内容再处理输出问题；不要把目标文件名或对话中的下载描述当成文件存在的证据。

图 6 WorkBuddy 独立核对说明，保留缺失字段与人工核对事项。窗口外为合成背景，非实拍桌面。虚构PNG流程演示，不代表真实发票准确率。

交付前的核对清单

打开实际输出，检查列名、号码文本格式和金额显示。逐票复核抬头、税号、金额、日期、号码、销售方，再沿文件路径打开对应材料。疑似重复和空白字段必须能在独立核对说明中找到对应记录。

将候选清单、台账与异常项对照，确认每份输入都有去向。核对完的修改可以注明“人工已确认”，尚未解决的继续保留，不为了让表格看起来整齐而隐藏问题。

最后确认原票位置和文件名没有变化。完成这些步骤，才算把这一批电子发票整理成了可追溯的报销台账；它不代替发票查验、财务审核或公司提交要求。